워드 '변경 내용 추적'과 메모로 문서 검토·협업하기
2026년 6월 23일
기획안을 팀원 세 명에게 돌렸더니 누가 어디를 어떻게 고쳤는지 도무지 알 수가 없어 다시 처음부터 비교해본 경험, 있으시죠? 이메일로 파일을 주고받다 보면 "최종_v3_진짜최종.docx" 같은 파일이 쌓이고, 변경 이력은 묻혀버립니다. 워드의 변경 내용 추적(Track Changes) 기능을 켜두면 누가 언제 무엇을 바꿨는지 색깔과 표시로 남아, 검토·승인 과정이 훨씬 투명해집니다.
변경 내용 추적 켜기
워드 상단 메뉴에서 [검토] 탭을 클릭하면 '변경 내용 추적(Track Changes)' 버튼이 보입니다. 이 버튼을 한 번 눌러 켜진 상태로 두면, 그 이후 모든 수정이 기록됩니다.
- 글자 추가 — 밑줄과 색으로 표시됩니다.
- 글자 삭제 — 취소선으로 남아 원래 텍스트가 보입니다.
- 서식 변경 — 글꼴·크기·색상 변경도 말풍선 메모로 기록됩니다.
- 작성자·시각 — 변경 위에 마우스를 올리면 누가 언제 바꿨는지 툴팁으로 표시됩니다.
여러 사람이 같은 파일을 수정하면 사람마다 다른 색이 자동으로 배정되어 한눈에 구분됩니다. 추적을 끄고 싶을 때는 같은 버튼을 다시 눌러 해제하면 됩니다.
변경 내용 보기·적용·거부
보기 모드 조절
[검토] 탭의 '검토 표시' 드롭다운으로 화면 표시 방식을 바꿀 수 있습니다.
| 모드 | 보이는 것 |
|---|---|
| 모든 표시 | 추가·삭제·서식 변경이 전부 표시됨 (기본값) |
| 간단한 표시 | 변경된 줄에 세로줄만 표시, 화면이 깔끔함 |
| 원본 | 수정 전 원래 문서 모습 |
| 최종본 | 모든 변경을 반영한 최종 모습 |
'변경 내용 창'을 열면 문서의 모든 변경 이력이 목록으로 정리되어 순서대로 검토하기 좋습니다.
적용(Accept)과 거부(Reject)
각 변경 내용에 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나, [검토] 탭의 버튼을 사용해 적용 또는 거부를 선택합니다.
- 적용 — 해당 수정을 문서에 확정 반영합니다.
- 거부 — 변경을 취소하고 원래 내용으로 되돌립니다.
- 전체 적용 / 전체 거부 — [검토] → '적용' 드롭다운에서 '모든 변경 내용 적용'을 선택하면 한 번에 처리됩니다.
검토자가 여러 명일 때는 '변경 내용 창'에서 작성자별로 필터링해 특정 사람의 수정만 모아볼 수도 있습니다.
메모(주석) 달기
수정을 직접 하지 않고 의견이나 질문만 남기고 싶을 때는 메모(주석, Comment)를 사용합니다. 해당 텍스트를 선택한 뒤 [검토] → '새 메모'를 클릭하면 오른쪽 여백에 말풍선이 생깁니다.
- 답글 — 말풍선 안에서 '답글' 버튼을 눌러 실시간 대화처럼 주고받을 수 있습니다.
- 해결(Resolve) — 논의가 끝난 메모는 '해결'을 클릭해 접어두면 화면이 정리됩니다. 언제든 다시 펼쳐 볼 수 있습니다.
- 삭제 — 불필요한 메모는 마우스 오른쪽 → '메모 삭제'로 제거합니다.
메모는 변경 내용 추적과 독립적으로 동작합니다. 추적을 끈 상태에서도 메모는 자유롭게 추가할 수 있습니다.
최종본 정리 — 적용 후 PDF로 내보내기
검토가 끝나 상대방에게 깔끔한 최종본을 보낼 때는 두 가지를 확인하세요.
- 변경 내용을 모두 적용 — [검토] → '모든 변경 내용 적용'으로 수정 흔적을 확정합니다.
- 추적 기능 끄기 — '변경 내용 추적' 버튼을 눌러 OFF 상태로 둡니다.
- PDF로 내보내기 — [파일] → '내보내기' → 'PDF/XPS 문서 만들기'를 선택합니다. PDF는 추적 흔적이 없는 완성본으로 전달되며, 수신자가 내용을 임의로 수정할 수 없습니다.
변경 내용이 남아 있는 채로 워드 파일을 보내면 상대방이 원본과 수정 이력을 모두 볼 수 있으니 주의하세요. 민감한 문서일수록 PDF로 보내는 것이 안전합니다.
함께 쓰면 좋은 도구
변경 내용 추적 없이 받은 두 버전의 파일을 비교해야 할 때는 프리싸인 문서 비교를 사용하세요. 두 파일을 올리면 달라진 단어·문장을 색으로 강조해 보여줍니다. [검토] → '비교' 메뉴와 같은 역할을 브라우저에서 바로 수행할 수 있어 워드가 없는 환경에서도 유용합니다.
최종본을 PDF로 변환하는 과정이 번거롭다면 워드 → PDF 변환도 활용해 보세요. 파일을 올리면 수식·표·서식을 그대로 유지한 채 PDF로 변환됩니다.
자주 묻는 질문
Q. 변경 내용 추적을 켜지 않고 수정한 내용도 기록되나요?
아니요. 추적 기능을 켠 이후의 변경만 기록됩니다. 이미 수정한 내용은 남지 않으니, 협업 시작 전에 반드시 먼저 켜두세요.
Q. 다른 사람이 추적을 임의로 끄거나 변경 내용을 지우지 못하게 할 수 있나요?
네. [검토] → '편집 제한' → '문서 보호'에서 비밀번호를 설정하면, 비밀번호 없이는 추적을 해제하거나 변경을 수락·거부할 수 없습니다.
Q. PDF로 내보내면 메모·변경 내용이 모두 사라지나요?
'인쇄 표시 없음' 옵션으로 내보내면 메모와 변경 흔적 없이 완성본만 PDF에 담깁니다. 내보내기 설정에서 '게시 대상'을 확인하세요.
Q. 워드가 없는데 두 파일 버전을 비교할 수 있나요?
네. 프리싸인 문서 비교를 사용하면 브라우저에서 바로 두 문서의 차이를 확인할 수 있습니다. 설치나 로그인이 필요 없습니다.